Procesi i organizimit të koncerteve është jo vetëm kompleks, por kërkon edhe përpikëri të madhe. Ai zakonisht fillon me përzgjedhjen e kujdesshme të vendit të mbajtjes dhe me marketingun, i cili mundëson promovimin dhe shitjen e biletave. Që artisti të ketë një paraqitje sa më të suksesshme, nevojitet një përgatitje e plotë dhe profesionale. Këto etapa shpesh shoqërohen me negociata me organizatorët dhe me hartimin e dokumentacionit që lidhet me marrjen e lejeve për zhvillimin e shfaqjes dhe formalitete të tjera.
Shumë shpesh ndodh që organizatorët të përballen me vështirësi shtesë. Gjithçka në këtë botë përmirësohet vazhdimisht, prandaj rregullat, përfshirë ato të sigurisë, zakonisht janë shumë të rrepta. Ato ndryshojnë plotësisht nga një vend evropian në tjetrin dhe organizatorët duhet të orientohen sipas tyre.
Vëmendje e veçantë u kushtohet datave të zhvillimit të shfaqjeve, pasi është e rëndësishme që ato të mos përkojnë me koncerte të tjera. Kështu, publiku i interesuar mund të mësojë përmes faqes së internetit se kur do të mbahen koncertet e radhës të Lords of the Sound në Gjermani. Megjithatë, që kjo përmbajtje të paraqitet në faqen e internetit, edhe organizatorët duhet të bëjnë përpjekje. Së paku, duhet të sigurohet promovimi përmes mjeteve të marketingut. Po aq të rëndësishme janë krijimi i një kalendari online të aktiviteteve dhe puna tjetër profesionale.
Cilat faza kryesore të organizimit duhet të realizojnë organizatorët?
Faza përgatitore është faza e parë, gjatë së cilës fillon zhvillimi i konceptit të aktivitetit të ardhshëm. Organizatori duhet jo vetëm të arrijë një marrëveshje me muzikantin ose grupin, por edhe të përcaktojë formatin, publikun e pritshëm, qytetin, datën dhe buxhetin e përgjithshëm të aktivitetit. Në këtë fazë mund të vlerësohet kërkesa e mundshme dhe të shqyrtohet nëse ky apo ai koncept, format e të tjera do të mundësojnë tërheqjen e numrit të nevojshëm të spektatorëve të interesuar.
Për më tepër, organizatorët mbajnë gjithmonë një përgjegjësi jashtëzakonisht të madhe. Ata duhet të mendojnë për hollësitë dhe, si rregull, të mos harrojnë asgjë. Është e rëndësishme të kontrollohet absolutisht gjithçka: nga prania e skenës, elementet skenografike dhe pajisjet, deri te dhomat e zhveshjes për artistët, kapaciteti i vendit të mbajtjes e të tjera. Në përgjithësi, etapat më të rëndësishme përfshijnë:
- Dakordimi i kushteve të paraqitjes me grupin muzikor ose interpretuesin individual. Në këtë fazë duhen diskutuar shumë çështje: nga honorari dhe data e shfaqjes, deri te pika të tjera, si kushtet e akomodimit, logjistika dhe transporti i artistëve e të tjera.
- Rezervimi i vendit të nevojshëm për zhvillimin e aktivitetit. Organizatori duhet patjetër të kontrollojë datat e lira. Gjithashtu, duhet t’i kushtojë vëmendje të veçantë kapacitetit të sallës, veçorive teknike dhe rregullave të objektit përkatës.
- Përgatitja e dokumentacionit. Në çdo vend të Evropës zbatohen rregulla të veçanta për organizimin e shfaqjeve muzikore dhe aktiviteteve të përmasave të mëdha. Prandaj, duhet të merret leja për zhvillimin e aktivitetit përkatës dhe të përmbushen formalitetet e tjera.
- Planifikimi i pjesës teknike. Bëhet fjalë për zërin, ndriçimin, skenën dhe vendosjen e elementeve elektronike: projeksioneve, kompjuterëve ose laptopëve, mikrofonave, ekraneve, pajisjeve për krijimin e tymit e të tjera. Pajisjet e koncertit duhet të jenë të disponueshme në tërësi.
Po aq të rëndësishme janë organizimi i logjistikës dhe montimi i skenës e i pajisjeve. Mbi supet e organizatorit bie fjalë për fjalë gjithçka: nga prova gjenerale dhe kontrolli i sigurisë, deri te koordinimi me shërbimet shtetërore, si urgjenca mjekësore, policia e të tjera.
